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Slackアシスタント -OYASUMI bot-

ビジネスチャットツールは、日々のコミュニケーションを円滑にし、業務効率の向上を期待することが出来る非常に便利なツールです。リバネスでは2015年よりSlackを活用してきました。

それまで社内メーリングリストが主体だったコミュニケーションでは、大量のメールが全員に飛び交い結果として情報を共有したいと思っている行為によって情報が目に入らないという状態を生み出しました。Slackでは、必要なやり取りを情報が必要な人達のグループであるチャンネルにpostすることによって端的に伝えることが可能になり、組織のスケールアップに大きな影響を与えてくれました。

一方で、Slackは24時間365日、時と時間を問わず連絡ができてしまいます。スタッフは適宜休暇を取っていますが、連絡が気になって心が休まらないという声も出てくるようになっています。

そこで、リバネスではこれらの課題を解決し、心理的安全性の向上に寄与する為のアプリケーションを開発しました。以下にその機能を紹介致します。

課題:便利に使えるツールだからこそ配慮したい

いつでも端的に目的のやり取りが出来る。とても便利なツールです。

一方で、勤怠管理の仕組みとの接続がされていないために、今この瞬間にメンションした相手が稼働日か休暇かを把握するというのは手間がかかりすぎます。

同僚には休暇を満喫してもらいたいと願う一方で、思いついた瞬間に人に何かを聞きたいという瞬間がやってくるのは不思議なことではありません。これらを両立し、より働きやすい就業環境を作るために作られたのがOYASUMI botです。

OYASUMI slack bot

OYASUMI botが出来ること

・休暇時に当該ユーザーにSlackでメンションがつくと、OYASUMI botが休みであることをメンションでお知らせします。

・PostしたユーザーがOYASUMI botをインストールしている場合、上記画像の通りメンションしたPostのメンション部分は自動的に<当該ユーザの名前>という形に置き換えられ、メンションが削除されます。

・休暇が明けたタイミングで、OYASUMI botが、ダイレクトメッセージで全メンションリストを通知してくれるので、見落とすことがありません。

利用環境について

当アプリケーションのご利用にあたっては、Slack及びGoogle Workspaceの利用が必要です。

機能の提供方法について

当アプリケーションのインストールにあたっては、Google Workspaceの管理者による登録が必要です。これは、組織内ユーザーの全メールアドレスを取得するためにGoogle側で提供している機能に必要な要件となっております。
次に、当アプリケーションでは、Googleカレンダーに登録された予定の件名に、組織のユーザーが登録した特定のキーワード(複数設定が可能)が入っていた場合に、当該ユーザーが休暇中であるという判定をしています。

当アプリケーションにおいて利用される情報は、組織内全ユーザーのメールアドレスのリスト及び、Googleカレンダーに登録されたその日の予定の件名の2種類となっています。

オプション機能について

休日の登録をしてあるが通知されても問題ないというユーザーのために、通知モード判定キーワード登録機能を設けています。こちらをGoogleカレンダーの件名に入れることで、メンションが削除されなくなります。

休暇メンバーへのメンション時に送信するメッセージのカスタマイズ

返信メッセージは組織ごとに編集することが可能です。

利用方法について

ご利用にあたっては、弊社提供のリバネスIDにアカウント登録が必要です。
こちらよりID登録をお願い致します

OYASUMI botアプリケーションへのログインはこちらのページからお願いします。

https://oyasumi.lne.st/

先程登録頂いたリバネスIDのメールアドレスとパスワードを使ってログインすることが出来ます。

ログイン後の登録作業について

登録後の画面では、まずGoogleアカウントによる認証を行って下さい。この際、管理者アカウント(Admin画面にアクセス出来る権限を持つユーザー)による認証が必要になりますので注意して下さい。

そちらが完了しましたら、Add to Slackボタンを押してワークスペースにOYASUMI botをインストールして下さい。この作業により、公開チャンネル全てにOYASUMI botが登録状態になります。チャンネル数が多い場合は時間がかかりますので気長にお待ち下さい。

休暇判定キーワードを登録する

こちらは、Googleカレンダーの件名に特定のキーワードが入ったときに休暇判定をするものになります。キーワードを登録したら、組織内に周知しましょう。

同様に、通知可能キーワードの登録も行います。ここに入っているキーワードが合致した場合は通知の削除は行われません。


休暇判定キーワード:休暇
通知可能キーワード:通知可
とした場合は、件名に「休暇(通知可)」のように入っていた場合は、botによるリプライは入るがメンションの削除は行われません。

休暇スタッフの再取得と削除

休暇登録を忘れてしまった場合は、再取得ボタンを押すことで休暇スタッフリストを更新することが出来ます。

また、休暇スタッフリストから削除を行うことによって、当日のbotによるリプライ機能を無効化することも可能です。

お問い合わせ

導入に関するお問い合わせは、こちらのフォームよりお伺いしております。(担当:吉田)